Zorgvuldig met je gegevens

1. Wie zijn wij?

Floor Almere is een sociaal en duurzaam kantoorgebouw in het hart van Almere. Floor Almere is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Contact: hallo@flooralmere.nl · +31 6 12559186

2. Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van hoe je met ons in contact komt, verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• Contact- en aanvraagformulieren (website): naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht of aanvraag.
• Boekingen en huur: naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens, boekingsdetails (datum, ruimte, aantal personen) en facturatiegegevens.
• WhatsApp Business: je telefoonnummer, je naam (zoals weergegeven in WhatsApp) en de inhoud van de berichten die je met ons uitwisselt.
• Nieuwsbrief en brochure: naam en e-mailadres wanneer je onze brochure downloadt of je aanmeldt voor updates.
• Websitegebruik: technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en paginabezoeken (zie sectie 7).

3. Waarom verwerken we je gegevens?

We gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, op basis van de grondslagen uit de AVG (art. 6):

• Behandelen van je aanvraag of vraag — uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub b).
• Boekingen, huurovereenkomsten en facturatie — uitvoering van een overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichtingen (art. 6 lid 1 sub b en c).
• Communicatie via WhatsApp, e-mail of telefoon — uitvoering van een overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang om je snel en goed te woord te staan (art. 6 lid 1 sub b en f).
• Nieuwsbrieven en marketing — jouw toestemming (art. 6 lid 1 sub a), die je op elk moment kunt intrekken.
• Verbeteren van onze website en dienstverlening — ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f).

We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming en verkopen je gegevens nooit aan derden.

4. WhatsApp Business-berichten

Voor klantcontact maken we gebruik van de WhatsApp Business Platform (een dienst van Meta Platforms Ireland Ltd.). Dat betekent:

• We sturen je alleen berichten via WhatsApp als je zelf contact met ons hebt opgenomen of als je hiervoor uitdrukkelijk toestemming (opt-in) hebt gegeven.
• Je kunt je op elk moment afmelden voor WhatsApp-berichten door “STOP” te sturen of door dit door te geven via hallo@flooralmere.nl.
• Berichten die je via WhatsApp verstuurt, worden verwerkt in ons klantsysteem (zie sectie 5) om je vraag te beantwoorden en onze dienstverlening te verbeteren.
• Op het gebruik van WhatsApp zelf is ook het privacybeleid van WhatsApp/Meta van toepassing: whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.

5. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen voor zover dat nodig is:

• Base44 — het platform waarop ons CRM-, operations- en berichtensysteem draait. Base44 verwerkt gegevens uitsluitend in onze opdracht als verwerker.
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — voor het versturen en ontvangen van WhatsApp-berichten.
• Vercel — hosting van onze website.
• Analytics- en e-maildienstverleners — voor zover wij die inzetten (zie sectie 7).

Met verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten. Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) en/of het EU-U.S. Data Privacy Framework.

We verstrekken je gegevens alleen aan andere derden als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• Aanvragen en contactverzoeken: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• WhatsApp-conversaties: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
• Boekings- en huurgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna zo lang als wettelijk vereist (facturatiegegevens: 7 jaar fiscale bewaarplicht).
• Nieuwsbriefgegevens: tot je je afmeldt.

7. Cookies en analytics

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site goed te laten werken. Daarnaast kunnen we privacyvriendelijke analytics gebruiken om het gebruik van onze website te begrijpen (zoals bezochte pagina's en herkomst van bezoekers). Waar mogelijk zijn deze gegevens geanonimiseerd. Voor zover wij cookies gebruiken die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen we je daarvoor eerst toestemming.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangsbeperking tot systemen en zorgvuldige selectie van dienstverleners.

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je recht op:

• Inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Verwijdering van je gegevens (“recht op vergetelheid”);
• Beperking van de verwerking;
• Overdraagbaarheid van je gegevens (dataportabiliteit);
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• Intrekken van toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerking.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een e-mail naar hallo@flooralmere.nl. We reageren binnen 30 dagen. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of wetgeving. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je actief.

11. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over je persoonsgegevens? Neem contact op via hallo@flooralmere.nl of +31 6 12559186.